Aanbevelingen acccountant (PwC) gericht op jaarrekening
Nb. aanbevelingen uit het accountantsverslag over de jaarrekening 2023 zijn nog niet in onderstaand overzicht verwerkt en worden met het eerstvolgende rapportagemoment opgenomen en geïntegreerd.
Nummer | Actiepunt | Borging | Toelichting status | Proceseigenaar |
|---|---|---|---|---|
1 | Frauderisico-analyse: Breng verdere verdieping in de fraudeanalyse aan. Het is belangrijk dit te vertalen in een toets | Q4 2024 | In 2023 is de nota interne beheersing is afgerond. De mogelijke risico's en de te treffen maatregelen worden in 2024 geactualiseerd. | Afdelingshoofd Concernzaken |
2 | VIC: voldoende meekrijgen 1e en 2e lijn | geborgd | De opzet van de verschillend controlelijnen binnen het 'drielijnenmodel' is een continue proces. Vandaar dat wij dat verder niet meer als een specifiek aandeachtspunt blijven monitoren | Afdelingshoofd Concernzaken |
3 | VIC: kwetsbaar qua capaciteit | geborgd | Om de kwetsbaarheid van de derde lijn op de lange termijn te verminderen hebben we in 2023 een nieuwe medewerker in dienst genomen en zullen we ook in 2024 de formatie verder kwalitatief versterken. Tegelijkertijd maken we tijdelijk gebruik van externe ondersteuning om de derde lijn te versterken. | Afdelingshoofd Concernzaken |
4 | Inkomende subsidies: Er is geen centraal inzicht op de volledige verantwoording en de juiste afgrenzing van de ontvangen subsidies | Q4 2024 | Met de strategisch subsidieadviseurs is in 2023 gewerkt aan het centraliseren van informatie. Een proceskaart is daarvoor opgesteld. Dit is vertaald in een concrete opdracht waarin een concrete werkproces en toepassing (d.w.z. een applicatie voor een subsidievolgsysteem) wordt uitgewerkt en geïmplementeerd. | Afdelingshoofd Concernzaken |
5 | Inkopen en betalingen: De organisatie heeft nog niet alle verplichtingen vastgelegd in de verplichtingenadministratie. | Q4 2024 | Voor alle privaatrechtelijke overeenkomsten die een hogere waarde dan € 10.000 vertegenwoordigen of betrekking hebben op inhuur geldt de beleidsregel dat het contract geregistreerd dient te worden en op basis daarvan een verplichting wordt aangemaakt en het nummer gecommuniceerd wordt met de leveranciers. Naast de hard control vergt dit een versteviging van contractmanagement, het inrichten van een centraal inkooppunt (grip op inkoop, focuspunt directiebrief 2024) en een versteviging van de controlrol in het aanspreken op de non-conformiteit aan de beleidsregel (doorontwikkeling organisatie F&C). Verbeterpunt blijft daarmee dit jaar nog actueel. | Afdelingshoofd Financiën en Control |
6 | Aanbestedingen: De rechtmatigheid van aanbestedingen in de eerste lijn is nog onvoldoende gewaarborgd. | Q4 2024 | In 2023 is het project Grip op Inkoop gestart. Eind 2024 moet dit zijn geïmplementeerd en gerealiseerd. Momenteel wordt 1 systeem ingericht waarin contracten zijn opgenomen. Dat leidt tot 1 centraal contractregister. Verder is decentraal inkopen nu de norm, dit wordt centraal inkopen en decentraal afroepen. Dit moet er voor zorgen dat de beheersmaatregel om contracten 1-op-1 te koppelen aan verplichtingen makkelijker te handhaven wordt. | Afdelingshoofd Interne dienstverlening |
7 | Het grondbeleid van Apeldoorn : Zorg voor goede haalbaarheids-analyses en maak de verantwoordelijkheden duidelijk. Maak een adequate maatschappelijke kosten en batenanalyse, omdat maatschappelijke exploitaties nieuw zijn bij Apeldoorn. | Geborgd | De Nota kostenverhaal is op 11 juni 2024 in het college vastgesteld | Afdelingshoofd Vastgoed en Grond |
8 | IT: Er is geen sprake van een derdenverklaring in relatie tot uitbestede IT processen van TotalLink en ZorgNed | Zorgned geborgd Q4 2024 m.b.t. Totallink | In 2023 heeft de directie van ZorgNed gemeld dat de maatregelen die conform de normen binnen het managementsysteem zijn geïmplementeerd. In juli 2023 is dit bevestigd middels een continuering van de certificering op basis van de resultaten van de 2e controle audit eind mei 2023. Dat onderdeel is daarmee geborgd. De situatie voor Totallink is onveranderd. | Afdelingshoofd Informatie |
9 | IT: Bevinding | Q2 1025 | Er lopen diverse trajecten om het tijdig toekennen en intrekken van toegangsrechten van medewerkers te verbeteren. | Afdelingshoofd Informatie |
10 | Subsidies (verstrekt): Controles bij verstrekte subsidies in 1e lijn vinden onvoldoende zichtbaar plaats | Q4 2024 | Het subsidieproces wordt herzien (verstrekte subsidies). De projectopdracht daarvoor is vastgesteld en de uitvoering van het projectplan is gestart. De interne controle (VIC) is aangehaakt om ook interne controle en het treffen van beheersmaatregelen te borgen. | Afdelingshoofd Interne dienstverlening |
11 | Rechtmatigheids-verantwoording: Neem de raad en het college goed mee. Stel een integrale totaalrapportage op en rapporteer cyclisch over de uitvoering van de interne controles. | geborgd | In de jaarstukken 2023 is deze rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In 2023 is gestart met rapporteren via tussentijdse rapportages. Dat is inmiddels onderdeel van de paragraaf interne beheersing in de TURAPS. | Afdelingshoofd Concernzaken |
12 | Voorspellend vermogen: Kijk kritisch naar het voorspellend vermogen, gezien de ontwikkelingen en grote opgaven | N.n.t.b. | Inmiddels is een Plan van aanpak opgesteld ter versterking van de financiële functie en in juni aan de raad toegelicht. De besluitvorming hierover zal via MPB 2025. | Afdelingshoofd F&C |
13 | Actualiseer kadernota Verbonden Partijen (2015) | Q4 2024 | De planning is om een geactualiseerde kadernota verbonden partijen einde van het jaar 2024 in het college besproken te hebben. | Afdelingshoofd Financiën en Control |
14 | Rechtmatigheidsverantwoording: Regels voor begrotingsonrechtmatigheid dienen juist in de financiële verordening te worden vastgelegd. Maak vanuit de afdeling F&C nadrukkelijker werk van de interne controle op budgetafwijkingen in het kader van begrotings (on)rechtmatigheid, rapporteer hierover in Turap en jaarrekening en voer waar nodig begrotingswijzigingen door | okt-24 | De financiële verordening 2023 is begin 2023 vastgesteld. Hierin wordt ingegaan hoe Apeldoorn omgaat met het begrip begrotingsrechtmatigheid. PwC heeft hier opmerkingen over geplaatst. I.o.m. concern controller is besloten de financiële verordening in 2024 opnieuw te actualiseren en hierbij de opmerkingen van PwC in mee te nemen. | Afdelingshoofd F&C |
15 | Prestatielevering Zorg: Verbeteren vastlegging klachtregistraties en voeren van accountmanagersgesprekken voor aanbieders < € 1,0 mln | geborgd | Er is binnen de applicatie Zorgned een klachtenproces voor de toegang Jeugd en Wmo ingericht en in gebruik genomen. De applicatie Vendorlink wordt gebruikt om gesprekken en signalen rondom de administratieve en financiële administratie vast te leggen en te delen met contractmanagers en accountmanagers. Daarnaast zijn er meerdere overlegstructuren om klachten/signalen rondom zorgaanbieders te delen. In 2024 nemen we de tijd om het melden van signalen in alle wijkteams aan de orde te laten komen / te agenderen. | Teammanager Administratie WMO, Jeugd Relatiebeheer en teammanager WMO |
16 | BBV: De toelichting op de bijlage incidentele baten en lasten mag nog wat duidelijker | nov-24 | In 2024 zal de afdeling F&C een instructie gaan schrijven waarin de spelregels nader worden weergegeven. | Afdelingshoofd F&C |
17 | P&C-cyclus: Realisatie- en uitvoeringskracht | nov-24 | Bij de MPB 2024-2027 zijn we gestart met een omvorming naar een indeling op basis van de brede welvaart. In 2024 willen we de MPB verder verbeteren op dit punt. Dat heeft onze focus. De overige P&C rapportages, waaronder de Turap, verbeteren we geleidelijk op vorm, leesbaarheid en concreetheid. Rapporteren over projecten is hier onderdeel van. Daarnaast heeft de raad het college gevraagd om een midterm en om meerdere momenten voor reflectie. Daarvoor zullen we informatie moeten aanleveren. | Afdelingshoofd F&C |
18 | WMO en Jeugd: De interne beheersmaatregelen in de eerste lijn zijn niet altijd zichtbaar (waaronder bij de indicatiestelling en het toekenningsbesluit (omvang/duur), maar de daadwerkelijke invoer). Controles bij de invoer van cliëntgegevens en declaraties Wmo niet altijd zichtbaar. | geborgd | Bij indicatiestelling is herleidbaar wat er toegekend wordt. BCA en PDF processen verlopen nu binnen Zorgned waardoor alle declaraties zichtbaar zijn en dezelfde controles worden uitgevoerd als bij een regulier product. | Teammanager Administratie WMO, Jeugd Relatiebeheer en teammanager WMO |
19 | VIC: Voer meer interne kwaliteitsreviews uit op opgeleverde documentatie | 2024 | In 2024 gaan we verder met de doorontwikkeling van de kwaliteit tussentijdse rapportage (TURAPS). Met name rapportage rondom investeringen en voorspelbaarheid resultaat alsmede kwalitatieve afsluiting hebben hierbij de aandacht. | Afdelingshoofd F&C |
Aanbevelingen uit onderzoeken Rekenkamer en college-onderzoeken
Nummer | Actiepunt | Planning geborgd | Toelichting status juni 2024 | Proceseigenaar |
|---|---|---|---|---|
a. | Evenementen Apeldoorn juni 2021 | |||
3 | Ontwikkel verschillende scenario’s voor het evenementenbeleid | Zomer 24 | We werken aan het uitvoeringsbeleid wat voortkomt uit de Kadernota Evenementen 2024. Dit omvat de actualisatie van de subsidieregeling, die tegen de zomer van 2024 klaar zal zijn, de vernieuwing van het vergunningenbeleid, eveneens gereed in de zomer van 2024 en de actualisatie van de 'Nota geluid' en de bijbehorende locatieprofielen, wat in het derde kwartaal van 2024 van start gaat. De volledige uitvoering van dit project zal een jaar in beslag nemen. | Vitaal en Ondernemend Apeldoorn |
4 | Denk na over de balans tussen budget en doelen zodat de doelen haalbaar zijn | |||
5 | Creëer een integraal afwegingskader voor het geheel aan evenementensubsidies | |||
b. | Toezicht en Handhaving Openbare Orde en Veiligheid Maart 2021 | |||
6 | 1. Aan College Draag zorg voor een geactualiseerd handhavingskader en maak een duidelijker koppeling tussen de verschillende indicatoren en doelstellingen | afronding na zomer 2024 | Voor de actualisatie van het handhavingskader wordt aangehaakt worden bij het IVP en programma veiligheid. Eind april 2024 is het uitvoeringsplan in de PMA behandeld. Het meerjarenbeleidsplan waar het handhavingskader een onderdeel van is, zal nader worden uitgewerkt na de zomervakantie. | Preventie, Toezicht en Handhaving |
c. | Thuiszitters een Zorg 2021 | |||
7 | College: rapporteer SMART over schoolverzuim en thuiszitten en maak daarmee de opbrengsten van de preventieve aanpak inzichtelijk. | nov-24 | Met de Samenwerkingverbanden en het CJG bespreken we per kwartaal de verzuimcijfers. SMART doelen stellen en rapporteren over de opbrengsten is nog niet (helemaal) gelukt. Dit heeft vooral als reden personele bezetting en belemmerende factoren in de systemen. Maar meer data gestuurd kunnen werken is een doel, waar wij naartoe blijven werken. | Beleid Maatschap- pelijke ontwikkeling |
d. | Veilig samen op weg juli 2023 | |||
1 | Stel integraal verkeersveiligheidsbeleid op. Maak de doelstellingen voor verkeersveiligheid expliciet in het nog op te stellen Verkeersveiligheidsplan Apeldoorn (VPA), neem daarbij de preventieve aanpak volgens het Strategisch Plan Verkeersveiligheid 2030 als uitgangspunt. | geborgd | Het college heeft op 4 april jl. het concept Actieplan verkeersveiligheid Apeldoorn vrijgegeven voor inspraak (t/m 25 mei). De consultatie van de raad heeft op 18 april plaatsgevonden. Na de inspraakperiode wordt het Actieplan in Q3 vastgesteld door het college. | Omgevings- beleid |
2 | Geef in het VPA aan hoe verkeersveiligheid wordt geïntegreerd in het beleid en de uitvoeringsprogramma’s voor de verschillende maatschappelijk opgaven van de gemeente. | idem | Het college heeft deze aanbeveling overgenomen | Omgevings- beleid |
3 | Maak een jaarlijkse ‘Staat van de verkeersveiligheid Apeldoorn’, met een integraal beeld van de verkeersveiligheid in de verschillende maatschappelijke opgaven van de gemeente. Ga hierover eerst in gesprek met de gemeenteraad om te vernemen waar hij behoefte aan heeft. | idem | Het Actieplan verkeersveiligheid is in feite de eerste "staat van de verkeersveiligheid". Daarin staat welke onderdelen vervolgens in het tweejaarlijkse overzicht komen te staan. | Omgevings- beleid |
e. | Onderzoek Stedendriehoek | |||
1 | Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – vorm te geven aan het regioverhaal. | zie 6 | Graag gaan wij, in samenwerking met de andere colleges, aan de slag met het uitwerken van het regioverhaal. Wij zien het belang daarvan in. Tegelijk willen we hiervoor niet een uitgebreid nieuw proces voor optuigen, maar ons baseren op wat er al ligt. | Strategische board |
2 | Ga als raad de samenwerking aan met andere raden om te zorgen dat de raadsadviescommissie de goede vorm krijgt. | zie 6 | Samen met de tijdelijke informele adviescommissie zal het Algemeen Bestuur met een voorstel komen voor de rol en taken. | Griffie |
3 | Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – de programmatische sturing door te ontwikkelen. Borg daarbij dat de werkorganisatie niet teveel op afstand komt te staan van de ambtelijke organisatie van de gemeenten. | zie 6 | We zien dat de regio hier al stappen in zet. Door een stevigere inzet van programmamanagers en projectleiders op de programma’s uit het Uitvoeringsagenda. | Concern- zaken |
4 | Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – te werken aan het betrekken van ondernemers bij de samenwerking. | zie 6 | Wij denken dat een geformaliseerde adviesrol de betrokkenheid van ondernemers, onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisatie kan versterken. | Strategische board |
5 | Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – resultaten en meerwaarde voelbaar en zichtbaar te maken en uit te dragen | zie 6 | Laat onverlet dat wij in samenwerking met de andere colleges een extra inspanning willen betrachten om de resultaten van de samenwerking meer uit te dragen als ook het maatschappelijk en economisch belang daarvan. | Concern- zaken |
6 | Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – een plan van aanpak te maken voor het opvolgen van de aanbevelingen en hierover periodiek terug te koppelen. | voor zomer 2024 | Het plan van aanpak is inmiddels in het DB en de Raadsadviescommissie geweest. Dit betekent dat in 2025 een evaluatie plaatsvindt. Dan kan worden beoordeeld of uw aanbevelingen voldoende weerklank hebben gekregen. | Regio Steden driehoek |
f. | Grondgebruik in Apeldoorn | |||
Aanbevelingen aan het college | ||||
1 | Neem een actievere positie in en kijk daarbij wat Apeldoorn kan leren van andere gemeenten | geborgd | Het college neemt dit niet één op één over. Grondeigenaren zijn zelf vaak ook welwillend en in staat om deze doelen te helpen bereiken, maar lopen door de huidige markt en gestapelde ambities van overheden tegen grenzen aan. De gemeente ervaart dat bij eigen grondposities ook. Waar mogelijk pakken we een faciliterende rol, kiezen we voor samenwerking en waar nodig zetten we concreet in op actief grondbeleid. Daarnaast is regelmatig het instrument van de Wvg ingezet. Zowel ambtelijk als bestuurlijk zijn er reeds contacten met andere gemeenten over de inzet van het grondbeleid, waaronder ook de gemeente Zwolle. Daarmee geeft het college invulling aan de aanbeveling en zal dit ook in de toekomst blijven doen. | Vastgoed en grond |
2 | Zorg voor duidelijke procedures bij afwijken van de gestelde kaders | geborgd | Op moment van schrijven (d.d. 2 januari 2024) het ‘afwegingsmodel voor ruimtelijke initiatieven’ ter inzage. Dit model moet helpen de transparantie en rechtvaardigheid bij besluitvorming te verbeteren, juist daar waar er afgeweken wordt van bestaande kaders. De gemeenteraad wordt op korte termijn geïnformeerd over het afwegingsmodel. Hiermee geeft het college invulling aan de aanbeveling die wordt gedaan. Als het gaat om aankopen van gronden is de werkwijze dat daarover specifiek besluitvorming door de raad dient plaats te vinden. Daarbij zetten we continu in op het voorleggen van een heldere en kwalitatieve afweging als onderbouwing van de grondaankoop. | Vastgoed en grond |
3 | Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad bij individuele projecten | geborgd | Het college erkent dat bij specifieke projecten er mogelijkheden zijn om de informatievoorziening te verbeteren. Het college neemt de aanbeveling dan ook over en betrekt deze bij nieuwe (project) voorstellen die zij aan de gemeenteraad voorlegt. | Vastgoed en grond |
4 | Toets de tegenstrijdige berichten en gevoelens over grondgebruik in de ambtelijke organisatie | niet overgenomen | Het college kan deze aanbeveling niet te herkennen. Als reactie hierop gaf de RKC aan dat dit een inschatting van de Rekenkamercommissie is geweest op basis van het dossier (ten tijde van het raadsonderzoek ‘De grond wordt duur betaald’, 2011). De RKC neemt dit voor kennisgeving aan. | Vastgoed en grond |
5 | Aanbeveling 2: ‘Verhelder de niet of moeilijk beïnvloedbare factoren en bijbehorende dilemma’s vanuit de (arbeids)markt in relatie tot de ambities’ | niet overgenomen | Het college heeft op verschillende momenten (bijvoorbeeld in de MPB 2024-2027) de gemeenteraad in brede zin geïnformeerd over de spanning tussen de realisatie van doelen en bijvoorbeeld de krapte op de arbeidsmarkt. Het college spant zich in om bij de besluitvorming alle relevante overwegingen te presenteren en in de toekomst deze aanbeveling extra aandacht te geven. | Vastgoed en grond |
6 | ‘Doe onderzoek naar de vraag of onze ambities realiseerbaar zijn met het huidige grondgebruik en -beleid. Wij verzoeken het presidium om hier opvolging aan te geven’ | niet overgenomen | Het situationele grondbeleid biedt ons inziens op zichzelf voldoende ruimte om de ambities waar te kunnen maken. Indien uw raad / het presidium de behoefte heeft om hier verder opvolging aan te geven is het college uiteraard bereid mee te denken over de verdere invulling hiervan. | Vastgoed en grond |
Aanbevelingen aan de gemeenteraad | ||||
7 | Vraag de griffie om een themadossier “grondgebruik” op te stellen | pm | aan de raad | |
g. | Collegeonderzoek 2023: Samenwerking Zorg en Veiligheid: rapport maart 2024 | |||
1 | Aanbeveling A1: Maak in interactie met partners en de lokale samenleving uitvoeringsplannen rondom concrete opgaven op wijkniveau | 4e kwartaal 2024 | Het college ziet de domeinen Zorg en Veiligheid bij diverse casussen steeds meer de samenwerking op zoeken. Maar we zijn er nog niet. Op een aantal onderdelen moet nog een verdere uitwerking komen. Het college verwacht Q4 2024 u een plan van aanpak te kunnen presenteren waarin een stand van zaken wordt gegeven over de samenwerking tussen de domeinen Zorg en Veiligheid en voor zover nodig aanbevelingen worden gegeven hoe deze samenwerking nog verder versterkt kan worden. | |
2 | Aanbeveling A2: Investeer in ontwikkeling van regie op casusniveau. Richt regie vanuit één hand tegelijkertijd op de inhoudelijke opgave, het proces en de actoren. | 4e kwartaal 2024 | ||
3 | Aanbeveling A3 : Richt op systeemvereenvoudiging, dienstbaar leiderschap en versterking van het lerend vermogen | 4e kwartaal 2024 | ||