De directie heeft geconstateerd dat de bedrijfsvoering op onderdelen onvoldoende functioneert. In de directiebrief staan een aantal opdrachten die met prioriteit dit jaar tot gewenste verbeteringen moeten leiden. De opdrachten hebben betrekking op de financiële rapportages, doelmatige en rechtmatige inkoop, sturing op personeel en DPIA’s.
Financiële rapportages
Één van de vier onderwerpen gaat over het verbeteren van de kwaliteit van de financiële rapportages. Zonder een goede financiële rapportage is er onvoldoende zicht op de begroting en realisatie voor exploitatie, investeringen en projecten. Twee van de andere onderwerpen van de directiebrief hangen sterk samen met de kwaliteit van de financiële rapportages: sturing op personeel en doelmatige en rechtmatige inkoop. De financiële rapportages bestaan immers voor het grootste deel uit personeelskosten en out of pocketkosten. Doordat op deze beide onderwerpen een opdracht in de directiebrief is geformuleerd is de verwachting aanwezig dat de data waarmee financiële rapportages worden opgesteld zal verbeteren.
Om deze opdracht verder te brengen is een aantal initiatieven geformuleerd die door een klein team worden opgepakt en uitgewerkt: kortcyclisch en met financials die dicht bij de business opereren en de huidige beperkingen dus goed kennen. Er is inmiddels een nieuwe rapportage Investeringen opgeleverd en er is een voorstel uitgebracht over de verwerking van DVO’s. Met dit laatste wordt beter inzicht gegeven in de vrij besteedbare ruimte.
Inkoop doelmatig en rechtmatig
Doel van dit verbeterinitiatief is om te komen tot een goed proces voor het gehele inkooptraject (inkoop, verplichtingen, facturaties, contractmanagement).
Afhankelijk van enkele securitytests verloopt de implementatie van het contractmanagementsysteem vooralsnog volgens planning.
Voor de handling van grote raamcontracten is een centrale inhuurdesk ingericht binnen team inkoop.
We testen de komende weken het proces en optimaliseren waarna we de taken van de inhuurdesk verder gaan uitbreiden en centraliseren.
Komende maand(en) volgt in overleg met P&O een analyse van gelijkvormige functies en een organisatievoorstel hoe meer centraal grip te krijgen op het contractbeheer & contractmanagement van grote risicovolle contracten.
Sturing op personeel
Dit onderwerp betreft zowel formatiesturing als sturing op de loonsom.
Op dit moment wordt in kaart gebracht welke gegevens de verschillende rapporten moeten bevatten en hoe, zowel in proces als in de verschillende systemen, geborgd kan worden dat de formatie 1-op-1 loopt met het loonsombudget, en bezetting met de realisatie van de loonkosten. Hierbij wordt ook direct de link gelegd met de praktijk door te kijken naar een afdeling die veel incidentele budgetten kent. Doel is om deze informatiebronnen op een inzichtelijke wijze weer te geven in een dashboard. Het projectplan zal, gezien de complexiteit van de materie, in stappen worden opgepakt.
Data Protection Impact Assessments (DPIA’s)
De gemeente heeft veel informatie en moet hier op een juiste wijze mee omgaan. Dit wil zeggen; conform de kaders die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ons stelt. In 2024 wordt de ‘fundering’ gelegd die medewerkers en het management concrete handvaten biedt om beter invulling te geven aan de verplichtingen vanuit AVG en Wet politiegegevens (Wpg).
Hiertoe is een projectleider aangesteld. Een DPIA systematiek is inmiddels in gebruik genomen -en goed ontvangen- en zijn er 3 DPIA awareness sessies gehouden met in totaal 128 deelnemers. We hebben 32 DPIA’s in scope, waarvan er 6 reeds zijn afgerond. 19 DPIA’s zijn onderhanden / liggen ter advisering voor bij de FG.
De toegenomen awareness leidt tot een toename in het aantal verzoeken voor ondersteuning door het Privacy team.
